英文好事多

這兩個詞最常出現在回覆邀約的 email，幾乎人人皆知，但也非常困惑，因為翻成中文都有'方便'的意思。
公式 :

人+ available

準畢業生、即將到外商實習的學生，上工前，先加強商務英文寫作，不但工作勝任愉快，也讓主管更器重你。"英文商務 Email 基礎班"由我親自超刀，教你如何輕鬆搞定英文email。下週四開課，為期八週。 
更多課程內容、報名資訊，請參考東吳大學推廣部網頁:http://www.ext.scu.edu.tw/class_0a.aspx?ClassID=2082&ClassTypeID=2&SubClassID=81

工作上的英文email要寫的易讀、易懂，有幾個條件，其中一個是避免字對字、中翻英的寫法。
 
英文若完全照著中文走，很容易造成讓困惑，甚至誤會。舉個台灣最熱門的句子，你寫信給國外客戶說你到現在都還沒收到他們的錢。你是不是寫成:

”麻煩…，拜託…，請你…”等大概是出現在email中最頻繁的字眼，而多數人習慣用 ”please” 表示，只是遇上我們這好禮的民族，一封郵件可以出現好幾個 ”please"。當這個字出現兩次以上，不僅單調，原本婉轉的意思也少了幾分。針對熟客、陌生客兩種收件者，下面是幾個類似的表達：
熟客                                                                       陌生客(或與對方不熟)
Please…                                                              Please / Kindly… 

內容。所謂精簡，不是指所有郵件都用幾個字就打發。雖然，有時同事間的郵件往來只需幾個字就ok，例如：
Joe, - Got your report. Thanks. - Max
但若你的收件者是主管或公司以外的人，你回對方信附上他們要的檔案，而內容只寫斗大的三個字母：”FYI”，似乎不夠具體，也不得體。要內容精簡，起碼下筆前先思考：

看你寫給誰，如果你的對象是公司內部的人，寫法上較直接(informal)，若是彼此很要好，甚至夾雜口語、俚語，也用不完整句型，譬如：”Will give you a ring tomorrow”。
 

語言包含某種邏輯，也就是意思串聯和表達先後，而表達邏輯因語言而不同。譬如，你要通知全體同事關於尾牙當天提早下班，我們下筆第一句通常是：”因為幾月幾號當天是公司尾牙聚餐，所以…”，但在英文信，幾乎不用 ”因為…” 開頭，這不是英文為母語者的表達習性。
拿英文遷就母語是很自然的現象，所以，不管是日式英文、韓式英文或台式英文，一般簡易的書信往來(詢問、索取或提供資料等)不會是問題，但如果你要向對方，尤其是英文為母語者，說明、解釋，甚至進行遊說，最好將中文遷就英文，還要套用對方的表達邏輯。看下面的實際情況：

構思並非要你訂出一個詳細的寫作計畫，但寫email前，起碼要知道：
1. 誰是你的讀者（擺在「收件者」欄位)，誰需要被告知，但不需要回信（擺在「副本」或「密件副本」欄位 ）。
2. 寫信的目的(擺在「主旨」欄位)？

工作上你若常接觸英文email，大概看的出這類寫作沒有真正的對或錯，因為世界各地英文表達多少有差異，但前提是寫的快，也要讓對方看的懂。
因此，企業內部或熟客的寫法上，多用俗字、慣用語和縮寫，如果花上十分鐘去思考、潤飾一封郵件只是為了通知對方貨已經出了，或公司春節期間幾天不上班，那是拿大刀砍蚊子。

為了寫封通順的英文 email 而煩惱的朋友，除非你的英文糟糕到你看了都會暈倒，真的可以不用補習。訣竅在於不停的模仿，但你必須同時兼顧下面幾點：
 

先確定你要告訴讀者哪幾件事。
用最簡單、最少的字表達每件事。
每件事寫成一段(就算只有一句也算)，每段前後空行。
收集並熟悉幾種寫作情況常用的字、片語、句型。
可以的話，避免寒喧，以及反覆致謝或道歉。